Pec per gli ingegneri: perché è importante
Cosa è la Pec?
La Posta elettronica certificata (Pec), diventata norma in Italia con il d.P.R. 68/2005 ed in vigore dal 26-04-2010, è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente, con valore legale nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di Pec, una documentazione elettronica attestante l'invio, la consegna e l'integrità (o meno) di documenti informatici. Assicura quindi la garanzia del ricevimento del messaggio da parte del destinatario e l'integrità dello stesso. Queste caratteristiche di sicurezza rendono la pec differente rispetto alla posta elettronica tradizionale in quanto un'email certificata è equiparata ad una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento.
La procedura di invio e ricezione funziona così: il mittente spedisce il messaggio al proprio gestore di Pec che gli invia la ricevuta (sottoscritta mediante firma elettronica che ne assicura provenienza, integrità ed autenticità) di accettazione e contemporaneamente inoltra il messaggio alla casella di posta del destinatario. Dalla propria casella di posta elettronica certificata è possibile inviare messaggi ad un qualsiasi altro indirizzo di posta, anche non certificato; in questo caso però come già abbiamo detto viene perso il valore legale. Naturalmente i messaggi vengono inviati e certificati anche nel caso in cui mittente e destinatario abbiano due gestori di Pec diversi. L'elenco dei gestori accreditati è consultabile sul sito del Cnipa, il Centro Nazionale per l'Informatica nella PA.
Esistono svantaggi nell'utilizzo della PEC?
Tra i possibili problemi legati alla gestione Pec a titolo di esempio possiamo considerare l'archiviazione delle e-mail Pec inviate, che andrebbe effettuata periodicamente al fine di collegare ciascuna di esse alla corrispondente ricevuta di accettazione e alla ricevuta di consegna; affinché la Pec abbia valore legale è necessario infatti produrre, oltre all'e-mail inviata, anche le ricevute di accettazione e di consegna (la Pec è nata infatti con l’obiettivo di digitalizzare la tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno). L’archiviazione è fondamentale anche perché, sebbene il gestore sia obbligato alla conservazione dei messaggi per 30 mesi dalla trasmissione, tale termine potrebbe non essere sufficiente rispetto ai termini di accertamento e decadenza.
Il modo per rendere più semplice e pratico l'utilizzo della PEC per un professionista come ad esempio un ingegnere, è quello di utilizzare un Gestionale per la PEC. Possiamo elencare qui alcuni dei vantaggi di tale scelta. Un gestionale Pec:
- è multiutente quindi permette un accesso contemporaneo alle caselle Pec
- permette la profilatura degli utenti
- ha il controllo degli accessi
- dati salvati su DB
- procedura di back-up e restore
- indipendenza dal fornitore delle caselle di Pec
- può gestire molte caselle
- dotato di strumenti per gestire l'invio massivo
- integrabile con tutti i fornitori di firme digitali
- permette di organizzare le caselle in gruppi
Informazioni sull'Autore
Federico Crom
Fonte: Article-Marketing.it
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